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FAQ

Die Zertifizierungskriterien beinhalten die fachlichen Anforderungen an Darmkrebszentren (FAD). Sie sind im Erhebungsbogen zusammengefasst. Von jedem zu zertifizierenden Darmkrebszentrum ist im Vorfeld des Zertifizierungsaudits im Erhebungsbogen darzulegen, wie und in welchem Umfang die gestellten Anforderungen erfüllt werden. Das Datenblatt (Excel-Vorlage inkl. Basisdaten, Kennzahlenbogen und Matrix) ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens und somit gleichzeitig mit dem Erhebungsbogen einzureichen.

Auditjahr 2018

Erhebungsbogen Darmkrebszentren
(Stand 05.10.2017)

Datenblatt – Deutsch 
(Stand 02.10.2017)

Datenblatt – Englisch
(Stand 21.03.2018)

Bitte beachten Sie, dass es inhaltliche Änderungen für 2018 im Erhebungsbogen und Datenblatt Darm gibt und die Vorlagen des Auditjahres 2017 nicht mehr im Auditjahr 2018 genutzt werden können.

Erläuterungen/FAQs zu den Algorithmen zur Berechnung der Kennzahlen und der Matrix Ergebnisqualität finden Sie in dem Dokument „Fachspezifikation“. Sie ist auch die Grundlage für die OncoBox Darm, die seit dem 01.01.2016 für die Darmkrebszentren verbindlich zu nutzen ist.

Die OncoBox ermöglicht eine automatische Generierung der Datenblätter (Basisdaten, Kennzahlenbogen und Matrix). Hierfür ist es erforderlich, dass das Tumordokumentationssystem die entsprechende Schnittstelle für die OncoBox eingerichtet hat. Die verifizierten Tumordokumentationssysteme sind auf www.xml-oncobox.de unter „Verifizierte Systeme“ veröffentlicht. Über diese Homepage finden Sie auch nähere Informationen zu der OncoBox.

Fachspezifikation (inkl. FAQs zu Kennzahlen)

Wichtiger Hinweis:

Der Erhebungsbogen Darm ist nicht in Kombination mit Modulen des Viszeralonkologischen Zentrums nutzbar. In diesem Fall ist der Erhebungsbogen „Viszeralonkologisches Zentrum“ zu verwenden, in dem neben dem Darm auch die Organe Pankreas, Magen, Leber und Speiseröhre abgebildet werden können.

Erhebungsbogen Radioonkologie / Pathologie

Alle hier aufgeführten Informationen und die Erhebungsbögen der Kooperationspartner Pathologie und Strahlentherapie sind auch im Bereich Praxen/Kooperationspartner abrufbar.

Pathologie / Radioonkologie

Bereits seit mehreren Jahren besteht für Pathologien und Radioonkologien die Möglichkeit, die Anforderungen organübergreifend in einem eigenen Erhebungsbogen darzustellen. Da viele Pathologien und Radioonkologien Kooperationspartner mehrerer zertifizierter Zentren sind, wird der Erhebungsbogen durch ca. 75% der Pathologien/Radioonkologien genutzt. Seit dem Auditjahr 2017 werden ausschließlich diese organübergreifenden Erhebungsbögen verwendet. Bitte beachten Sie, dass die Darlegung der Anforderungen in den Erhebungsbögen der Organkrebszentren/Module ist nicht mehr möglich.

Pathologie

In dem Erhebungsbogen Pathologie mit der Version G1 für das Auditjahr 2018 gibt es inhaltliche Änderungen gegenüber der Version F3 vom 03.05.2017. Der Erhebungsbogen des Auditjahres 2017 kann im Auditjahr 2018 nicht mehr verwendet werden.

Erhebungsbogen „Pathologie”
(Stand 04.12.2017, Version G1)

Radioonkologie

In dem Erhebungsbogen Radioonkologie mit der Version F1 für das Auditjahr 2018 gibt es inhaltliche Änderungen gegenüber der Version E1 vom 15.12.2016. Der Erhebungsbogen des Auditjahres 2017 kann im Auditjahr 2018 nicht mehr verwendet werden.

Erhebungsbogen „Radioonkologie”
(Stand 04.12.2017, Version F1)

Gastroenterologische Praxen

Mit dem Zertifizierungssystem wird das Ziel des Nationalen Krebsplanes verfolgt, ein Netz von qualifizierten und gemeinsam zertifizierten, interdisziplinären und transsektoralen Einrichtungen abzubilden, die möglichst die gesamte Versorgungskette für Betroffene umfassen.

In diesem Sinne gibt es die Möglichkeit einer Zertifizierung von kooperierenden Praxen in der Gastroenterologie. Bei erfolgreicher Teilnahme an diesem Zertifizierungsprozess erhalten die Praxen ein DKG-Zertifikat.

Erhebungsbogen „Gastroenterologische Praxen“  ¹⁾
(Stand 25.11.2016, Version B1) 

¹⁾ In dem „Erhebungsbogen Gastroenterologische Praxen“ gab es gegenüber der Version „A1“ vom 01.06.2012 eine Änderung im Kapitel C „Kennzahlen“. Die Kennzahl „Quote Nachsorgedaten“ wurde gestrichen. Der Erhebungsbogen Version „A1“ kann unter Berücksichtigung dieser Korrektur genutzt werden (die Änderung ist dann von der B1-Version zu übernehmen).

Details zu den Zertifizierungsvoraussetzungen und zum Ablauf der Zertifizierung sind dem Dokument „Zertifizierung von Partnerpraxen “ zu entnehmen.

Erstzertifizierung

Anfrage/Antragsstellung

Um konkrete Informationen über die Zertifizierung eines Darmkrebszentrums geben zu können, benötigen wir einige Angaben, die in der anhängenden „Anfrage Zertifizierungsaufwand“ mitzuteilen sind. Auf Basis dieser Angaben überprüfen wir die grundsätzliche Zertifizierbarkeit des Darmkrebszentrums und erstellen eine Aufwandsbetrachtung.

Anfrageformular
(Stand 15.12.2015)

Ablauf der Zertifizierung

Der Ablauf der Zertifizierung ist für die verschiedenen Organkrebszentren (Brustkrebszentren, Prostatakrebszentren, …) einheitlich geregelt. Unter diesem Abschnitt sind auch die Regelungen/ Fristen zur „Einreichung Erhebungsbogen incl. Anlagen“ hinterlegt.

Hinweise Zertifizierung

Die Erfahrungen des Zertifizierungssystems sind in Form von Hinweisen aufbereitet. Diese weiterführenden Regelungen sind, sortierbar nach Organen und Erstell-/ Änderungsdatum, unter „Hinweise Zertifizierung“ abgebildet.

Phasen der Zertifizierung |
Fristen

Basisinformationen Zertifizierung

In dem Dokument „Basisinformation Zertifizierung” sind grundlegende Informationen für die Zertifizierung von Organkrebszentren zusammengefasst, die insbesondere im Vorfeld der Zertifizierung zu beachten sind.
Es wird dringend empfohlen, das Dokument „Basisinformation Zertifizierung” bei der Planung eines Organkrebszentrums zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt zu analysieren, da es u.a. Informationen zu den strukturellen Anforderungen eines Zentrums enthält.

Basisinformation Zertifizierung
(Stand 16.02.2011)

Definition Kooperationspartner
(Stand 26.07.2012)

Richtlinien Namensgebung für Zentren
(Stand 24.01.2014)

Zertifizierungsbestimmungen

Die Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sind u.a. in folgenden Dokumenten hinterlegt:

Allgemeine Bestimmungen Zertifizierung
(Stand 16.03.2018)

Bestimmungen Datenqualität
(Stand 18.06.2012)

QM-Systeme

In den DKG-zertifizierten Zentren sollte ein zertifiziertes QM-System implementiert sein. Entsprechend dem Schreiben der Deutschen Krebsgesellschaft vom 07.12.2016  besteht jedoch keine Verpflichtung für die obligate Zertifizierung eines QM-Systems.

Zentrumsplanung: Fortführung der QM-Zertifizierung
Sofern der Empfehlung gefolgt wird, die Zertifizierung des QM-Systems fortzuführen, ergeben sich im Auditjahr 2017 keine Änderungen. Dies bedeutet z.B., dass kombinierte Zertifizierungsverfahren ISO 9001/OnkoZert weiterhin möglich sind.

Zentrumsplanung: Keine Fortführung der QM-Zertifizierung
Für das DKG-Zertifizierungssystem und somit auch gegenüber OnkoZert sind neben einer kurzen Mitteilung über die Nicht-Fortführung der QM-Zertifizierung keine Besonderheiten zu beachten. Da für die QM-Zertifizierungen in der Regel vertragliche Vereinbarungen mit den QM-Zertifizierungsstellen bestehen, sind diese bei der Beendigung einer bestehenden QM-Zertifizierung zu berücksichtigen bzw. mit der jeweiligen QM-Zertifizierungsstelle abzuklären.

Laufende Erstzertifizierungen
Diese Regelungen finden auch für laufende Erstzertifizierungen Anwendung.

Onkologische Zentren

Für die Zertifizierung von Onkologischen Zentren incl. der Module (Kopf-Hals, Neuroonkologie, …) sind neben dem hier skizzierten Prozedere zusätzliche Besonderheiten zu beachten, die unter „Onkologische Zentren“ zu finden sind.

Anfrage

Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt OnkoZert von dem an einer Zertifizierung interessierten Zentrum bestimmte Angaben. Diese Angaben werden von dem interessierten Zentrum mittels eines Anfrageformulars übermittelt. OnkoZert bewertet auf Basis dieser Daten die grundsätzliche Zertifizierbarkeit der Zentrumsstruktur und erstellt eine Aufwandsabschätzung, die an das anfragende Zentrum übergeben wird.

Zeitliche Empfehlung: 4-6 Monate vor geplantem Audittermin

Mehrstandortige Zentren:
Der Zusammenschluss von mehreren Standorten zu einem gemeinsamen Zentrum ist für bestimmte Organkrebszentren (z.B. Brust und Darm) möglich. Dies ist jedoch an besondere Voraussetzungen gebunden, die teilweise in den organspezifischen Erhebungsbögen hinterlegt sind. Für die Zulassung zur Zertifizierung bei einer mehrstandortigen Struktur ist eine Strukturbewertung mit positivem Ergebnis verbindlich zu durchlaufen.
Sofern eine mehrstandortige Struktur angedacht ist, sollte zu einem möglichst frühen Zeitpunkt (z.B. im Vorfeld einer solchen Kooperationsvereinbarung) mit OnkoZert Kontakt aufgenommen werden, um die grundsätzliche Zertifizierbarkeit sowie um sonstige Besonderheiten zu betrachten.

Antragstellung

Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten des Zentrums wird die Zertifizierung formell bei OnkoZert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt. Eine Bestätigung des Audittermins setzt die Verfügbarkeit der erforderlichen Fachexperten voraus.

Zeitliche Empfehlung: 3-4 Monate vor geplantem Audittermin

Antrag Einleitung Zertifizierung

Bewertung Erhebungsbogen

Die Fachlichen Anforderungen an ein Zentrum sind in den organspezifischen Erhebungsbögen festgelegt. In dem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Zentren, wie die einzelnen Fachlichen Anforderungen in dem Zentrum umgesetzt sind. Der von dem Zentrum bearbeitete Erhebungsbogen wird bei OnkoZert eingereicht und von dem Fachexperten hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von dem Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Das Zentrum kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits zu konzentrieren.
Zentren, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

Datenblatt (Excel-Vorlage)

Das Datenblatt ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens. In einem ersten Bewertungsschritt wird das Datenblatt formal durch OnkoZert bewertet. In einem zweiten Bewertungsschritt erfolgt die analytische Bewertung der Angaben durch den jeweiligen Fachexperten.

Definition Fristen siehe nachfolgender Abschnitt „Einreichung Erhebungsbogen incl. Anlagen (gültig ab dem Auditjahr 2016)“

Einreichung Erhebungsbogen incl. Anlagen
(gültig ab dem Auditjahr 2016)

Definition Anlagen Erhebungsbogen
Offizielle Anlagen zum Erhebungsbogen können neben dem Datenblatt (Excel-Vorlage) auch weitere ausgewiesene Dokumente umfassen. Obligat sind z.B. Stammblätter und bei Onkologischen Zentren der Zertrechner sowie ggf. die Anlage Tumorentität (Nachweisstufen „T“ und „S“). Im Einzelfall können der Ausschlussfrist auch spezielle Stellungnahmen unterliegen, die von OnkoZert ausdrücklich angefordert werden (z.B. zu der Primärfallentwicklung).

Ausschlussfristen

• Ausschlussfrist Erstzertifizierung: 6 Wochen vor geplantem Audittermin; bei Onkologischen Zentren 8 Wochen
• Ausschlussfrist Erweiterungsaudits*): 6 Wochen vor geplantem Audittermin
• Ausschlussfrist Überwachungs-/ Wiederholaudits: 4 Wochen vor geplantem Audittermin

*) Erweiterungsaudits bei modularem Systemansatz

Die Ausschlussfrist entspricht den Fristen bei Erstzertifizierung. Eine Dokumentenprüfung ist nur möglich, wenn die Bearbeitung der Zertifizierungsanfrage mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen wurde (zeitliche Empfehlung Einreichung Anfrage: 4 – 6 Monate vor geplantem Audittermin).

Bsp.:

• bestehendes Viszeralonkologisches Zentrum mit den Organen Darm und Pankreas und einer geplanten Erweiterung um das Modul Magen
• zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um das Modul Kopf-Hals-Tumor-Zentrum
• zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um ein Prostatakrebszentrum

Vollständigkeit der Unterlagen (Voraussetzung Zulassung zum Audit)
Unabhängig von der Auditart (Erstzertifizierung, Überwachungs-/ Wiederholaudit) stellt die Vollständigkeit der Unterlagen eine Voraussetzung für die Zulassung zum Audit dar. Vollständigkeit bedeutet, dass alle erforderlichen Dokumente unter Beachtung der Ausschlussfrist in vollständiger und korrekter Form vorliegen. Die Nachreichung von einzelnen Unterlagen aufgrund unvollständiger Bearbeitung ist nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht möglich (Beginn Dokumentenprüfung erfordert Vollständigkeit).

Einreichungsformat
Die Unterlagen werden teilweise in Datenbanken automatisch eingelesen. Daher ist eine Einreichung im ursprünglichen Dateiformat erforderlich (z.B. Word oder Excel; PDF-Formate sind nicht möglich).

Vorgespräch

In einem Vorgespräch werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg einer Zertifizierung gefährden können, zwischen Zentrum und Fachexperten vor Ort besprochen. Ein Vorgespräch ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn grundsätzlich Unklarheiten/Unsicherheiten bestehen, die ein erfolgreiches Auditergebnis gefährden können. Dies ist z.B. bei komplexen Strukturen (mehrstandortiges Zentrum, …) gegeben oder wenn beim Aufbau des Zentrums nicht auf Erfahrungen mit dem DKG-Zertifizierungssystem zurückgegriffen werden kann. Das Vorgespräch dauert zwischen 0,5 und 1 Tag und ist mit OnkoZert bei der Antragstellung zu vereinbaren.

Zertifizierung vor Ort

Der zeitliche Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der durch den Fachexperten in Abstimmung mit dem Zentrum erstellt wird. Die Fachexperten begehen in dem Zertifizierungsaudit die verschiedenen Bereiche des Zentrums. Auch finden Begehungen der externen Kooperationspartner statt. Anhand der von dem Zentrum im Erhebungsbogen gemachten Angaben wird von den Fachexperten die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit den Mitarbeitern überprüft. Das Zertifizierungsaudit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem der Fachexperte das Ergebnis des Audits bekannt gibt und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung ausspricht.

Bewertung Behebung Abweichung

Werden in dem Zertifizierungsaudit Abweichungen gegenüber den Fachlichen Anforderungen festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das Zentrum zu beheben. Die Behebung der jeweiligen Abweichung wird von dem Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen.

Bewertung durch Ausschuss

Der Fachexperte ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung des Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sind.

Zertifikatserteilung

Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden. Mit dem Zentrum wird die Gestaltung des Zertifikates abgestimmt und die Art der Übergabe vereinbart.

Überwachungsaudit

Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung des Zentrums werden jährlich stichprobenartig durch Fachexperten vor Ort überprüft. Von dem Zentrum ist im Vorfeld (ca. 4 Wochen) der aktualisierte Erhebungsbogen (incl. Anlagen) bei OnkoZert einzureichen. Schwerpunkt bei diesen Überwachungsaudits bilden u.a. die in den Berichten zu den letzten Audits gemachten Hinweise/Feststellungen sowie die Kennzahlendarlegung.

Wiederholaudit

Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird das zertifizierte Zentrum einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.

REDZYK
(Reduzierter Auditzyklus)

Ein zertifiziertes Zentrum, welches in der Vergangenheit überdurchschnittlich gute Auditergebnisse erzielt hat, kann eine Reduktion des Auditzyklus beantragen. Eine Reduktion des Auditzyklus bedeutet, dass alternativ zu einer Auditdurchführung vor Ort die Zertifizierungsanforderungen über eine Dokumentenprüfung betrachtet werden. Ausgenommen hiervon sind Wiederholaudits, die im Vorfeld einer möglichen Zertifikatsverlängerung verbindlich durchzuführen sind.
Das Verfahren „Reduktion Auditzyklus“ ist zweigeteilt. In einem ersten Schritt wird von OnkoZert die Bewertung der formalen Voraussetzungen für die Reduktion des Auditzyklus vorgenommen, in der über die Erfüllung der Voraussetzungen zum reduzierten Auditzyklus entschieden wird. Die Voraussetzungen sind auf der zweiten Seite des Dokuments „Antrag Reduktion Auditzyklus“ (Stand 23.04.2015) erläutert.
Die schlussendliche Bewertung „Reduktion Auditzyklus“ erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung. Dafür müssen alle hierfür notwendigen Unterlagen vorliegen (aktueller Erhebungsbogen incl. Datenblatt, Stellungnahme Auditbericht, und ggf. weiterer Nachweise). Alle weiteren Informationen zum Verfahren entnehmen Sie bitte den Dokumenten „Bestimmungen Reduktion Auditzyklus“ und „Antrag Reduktion Auditzyklus“.

Antrag Reduktion Auditzyklus
(Stand 23.04.2015)

Bestimmungen Reduktion Auditzyklus
(Stand 03.03.2015)  ¹⁾

¹⁾ Gegenüber der Version vom 26.07.2012 wurde die „Tabelle Fristen und Termine“ hinsichtlich den Anforderungen an die Fristen Einreichung Erhebungsbogen geändert.

Kooperierende Darmkrebszentren

Besteht die Struktur des geplanten Darmkrebszentrums aus mehr als einem Klinikstandort, dann ist im Vorfeld der Zertifizierung eine strukturelle Kurzbetrachtung vorgesehen, in der die grundsätzliche Zertifizierbarkeit der Struktur des kooperierenden Darmkrebszentrums überprüft wird. Diese strukturelle Betrachtung sollte frühzeitig, wenn möglich im Vorfeld einer möglichen Gründungsentscheidung eines Darmkrebszentrums, vorgenommen werden. Für die Abstimmung der strukturellen Betrachtung ist direkt Kontakt mit OnkoZert aufzunehmen.

Senior-Darmoperateur

Der Senior-Operateur stellt eine optionale Möglichkeit für die Anerkennung eines Operateurs gemäß den Anforderungen des Erhebungsbogens dar. U.a. mit dem Ziel, die Ausbildung / Rotation von Operateuren zu fördern.

Diese alternative Anerkennung der Expertise von Operateuren besteht ausschließlich für Brustkrebszentren (Senior-Mammaoperateur) und für Darmkrebszentren (Senior-Darmoperateur).

Die Qualifikationsbewertung zum Senior-Operateur kann über das Antragsformular unabhängig vom Auditprozess beantragt werden. Die Voraussetzungen und Bestimmungen zum „Senior-Operateur“ sind spezifisch für Brust und Darm in einem Merkblatt beschrieben, welches Teil des Antrags ist.

Antrag Anerkennung / Registrierung „Senior-Darmoperateur
(Stand 23.02.2018)

Jahresberichte

Für die Zertifizierungssysteme der Deutschen Krebsgesellschaft werden sogenannte Jahresberichte erstellt. Diese Jahresberichte enthalten Auswertungen zu den im Zertifizierungsprozess betrachteten Kennzahlen. In dem „Jahresbericht Onkologische Zentren“ sind ergänzend zu den Strukturdaten der Onkologischen Zentren auch einige grundlegende Angaben zu dem Zertifizierungssystem dargestellt.

Jahresbericht	Veröffentlicht
Jahresbericht 2018 – Darmkrebszentren	02.03.2018
Jahresbericht 2017 – Darmkrebszentren – Deutsch	16.06.2017
Jahresbericht 2017 – Darmkrebszentren – Englisch	26.10.2017
Jahresbericht 2016 – Darmkrebszentren	21.07.2016
Jahresbericht 2015 – Darmkrebszentren	21.07.2016
Jahresbericht 2014 – Darmkrebszentren	21.07.2016
Jahresbericht 2013 – Darmkrebszentren	21.07.2016

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