Onkozert —

Onkologische Zentren

Erhebungsbogen | Datenblatt

Bei den Onkologischen Zentren werden im Gegensatz zu den Organkrebszentren mehrere Tumorentitäten mit Hilfe von definierten Fachlichen Anforderungen betrachtet. Durch die Onkologischen Zentren werden Synergien unter den einzelnen Organ-Versorgungsstrukturen systematisch positiv beeinflusst.

Die Fachlichen Anforderungen Onkologische Zentren (FAO), dargestellt im Erhebungsbogen, stellen die Zertifizierungskriterien dar. Von dem Onkologischen Zentrum ist im Vorfeld des Zertifizierungsaudits im Erhebungsbogen darzulegen, wie und in welchem Umfang die gestellten Anforderungen erfüllt werden. Das Datenblatt (Excel-Vorlage) ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens und somit gleichzeitig mit dem Erhebungsbogen einzureichen.

Die Anforderungen für die Nachweisstufe „S“ (Schwerpunkte) sind in dem Dokument „Onkologische Zentren – Definition Schwerpunkte“ hinterlegt.

Das Dokument „Anlage zur Tumorentität“ ist die Darlegungsform für Tumorentitäten mit den Nachweisstufen „S“ (Schwerpunkte) und „T“ (Transit) und ebenfalls zeitgleich mit dem Erhebungsbogen einzureichen.

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen und das Datenblatt des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden können.

Erhebungsbogen Onkologisches Zentrum
(Stand 20.12.2023, Version L1)

Datenblatt Onkologische Zentren inkl. Zertrechner
(Stand 20.12.2023, Version L1.1)

FAQ’s Onkologische Zentren
(Stand 19.04.2024)

Onkologische Zentren – Definition Schwerpunkte
(Stand 11.12.2023, Version L1)

Anlage zur Tumorentität
(Stand 11.12.2023, Version L)

 

Erhebungsbogen Pathologie | Radioonkologie |
Ambulante internistische Onkologie

Alle hier aufgeführten Informationen und die Erhebungsbögen der Kooperationspartner Pathologie, Radioonkologie und ambulante internistische Onkologie sind auch im Bereich Praxen/Kooperationspartner abrufbar.

Pathologie

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen “Pathologie”
(Stand 08.12.2023, Version M1)

Radioonkologie

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen “Radioonkologie”
(Stand 18.12.2023, Version L1)

Ambulante internistische Onkologie

Versorgungseinrichtungen der „Ambulanten internistischen Onkologie“ haben die Möglichkeit, die Anforderungen in den jeweiligen spezifischen Organ-Erhebungsbögen oder organübergreifend in den nachfolgend als Download verfügbaren Erhebungsbögen abzubilden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Versorgungseinrichtung mehrere Organkrebszentren bedient.

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen „Ambulante internistische Onkologie“
(Stand 20.12.2023, Version B3)

 

Erstzertifizierung

Anfrage

Um konkrete Informationen über die Zertifizierung eines Onkologischen Zentrums geben zu können, benötigen wir einige Angaben, die in der „Anfrage Zertifizierung“ mit dem dazugehörigen „Zertrechner“ mitzuteilen sind. Im Vorfeld der Bearbeitung der Anfrage empfehlen wir die persönliche Kontaktaufnahme mit OnkoZert. Es hat sich gezeigt, dass insbesondere bei der Bearbeitung der Zentrumsmatrix intensive Erläuterungen erforderlich sind. Die Anfrage sollte ca. 6-9 Monate vor dem geplanten Termin für das Erstzertifizierungsaudit des Onkologischen Zentrums bei OnkoZert eingereicht werden.

Anfrageformular
(Stand 03.02.2021)

Musterzentrumsmatrix
(Stand 04.08.2011)

Hinweise Zertifizierung

Aus den Zertifizierungen resultieren unterschiedliche Fragestellungen bzw. Erfahrungen, die teilweise in Form von sogenannten Hinweisen aufbereitet werden. Diese weiterführenden Regelungen sind, sortierbar nach Organen und Erstell-/ Änderungsdatum, unter Hinweise u. Dokumente abgebildet.

Strukturanalyse

In der Strukturanalyse wird über die Zertifizierbarkeit der geplanten Zentrumsstruktur formal bewertet und über die Zulassung zum Zertifizierungsverfahren entschieden. Daneben wird in Abstimmung mit dem Zentrum eine beispielhafte Betrachtung des bearbeiteten Erhebungsbogens incl. der Anlagen Tumorentitäten vorgenommen und der individuelle Auditablauf skizziert.

Für die Strukturanalyse werden folgende Unterlagen benötigt:

• Anfrage Zertifizierung Onkologisches Zentrum
• Zertrechner (Auswahl Tumorentitäten incl. Angabe Primärfälle)
• Erhebungsbogen Onkologisches Zentrum (Ausarbeitungsgrad mind. 95 %)
• Vollständige bearbeitete Anlagen Tumorentitäten

Eine positive Strukturanalyse ist Voraussetzung für die Vereinbarung eines Audittermins.

Onkologische Zentren aus mehreren Standorten

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Zertifizierung eines Onkologischen Zentrums, das aus mehreren Standorten besteht, möglich. In diesem Fall bestehen besondere Anforderungen an die Strukturanalyse, mit der über die Zulassung zum Zertifizierungsverfahren entschieden wird. Interessierte Zentren sollten daher ca. 12 Monate vor dem angestrebten Audittermin (Frist. mind. 9 Monate) mit OnkoZert direkt Kontakt aufnehmen.

Zertifizierungsvorbereitung – Workshop Onkologisches Zentrum

Informationen zum Workshop Zertifizierungsvorbereitung finden sie unter dem Menüpunkt .

OnkoZert bietet für die Vorbereitung auf Erstzertifizierungen von Onkologischen Zentren und für bestehende Onkologische Zentren Workshops an. Das Anfrageformular finden Sie unter: Qualifizierung Zentren

Ablauf der Zertifizierung | Fristen

Basisinformationen Zertifizierung

In dem Dokument „Basisinformation Zertifizierung” sind grundlegende Informationen und Erfahrungen über die Zertifizierung von Zentren enthalten, die insbesondere im Vorfeld der Gestaltung eines zertifizierten Zentrums zu beachten sind.
Es wird dringend empfohlen, das Dokument „Basisinformation Zertifizierung” bei der Planung eines Zentrums zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt eingehend zu analysieren, da es u.a. zentrale Anmerkungen zu den strukturellen Anforderungen eines Zentrums enthält.

Basisinformation Zertifizierung
(Stand 04.02.2020)

Definition Kooperationspartner
(Stand 26.07.2012)

Richtlinien Namensgebung für Zentren
(Stand 24.01.2014)

Zertifizierungsbestimmungen

Die Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sind u.a. in folgenden Dokumenten hinterlegt:

Bestimmungen Zertifizierung
(Stand 20.01.2022)

Bestimmungen Datenqualität
(Stand 20.01.2022)

Anfrage

Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt OnkoZert von dem an einer Zertifizierung interessierten Zentrum bestimmte Angaben. Diese Angaben werden von dem interessierten Zentrum mittels eines Anfrageformulars übermittelt. OnkoZert bewertet auf Basis dieser Daten die grundsätzliche Zertifizierbarkeit der Zentrumsstruktur und erstellt eine Aufwandsabschätzung, die an das anfragende Zentrum übergeben wird.

Zeitliche Empfehlung: 4-6 Monate vor geplantem Audittermin

Mehrstandortige Zentren:
Der Zusammenschluss von mehreren Standorten zu einem gemeinsamen Zentrum ist für bestimmte Organkrebszentren (z.B. Brust und Darm) möglich. Dies ist jedoch an besondere Voraussetzungen gebunden, die teilweise in den organspezifischen Erhebungsbögen hinterlegt sind. Für die Zulassung zur Zertifizierung bei einer mehrstandortigen Struktur ist eine Strukturbewertung mit positivem Ergebnis verbindlich zu durchlaufen.
Sofern eine mehrstandortige Struktur angedacht ist, sollte zu einem möglichst frühen Zeitpunkt (z.B. im Vorfeld einer solchen Kooperationsvereinbarung) mit OnkoZert Kontakt aufgenommen werden, um die grundsätzliche Zertifizierbarkeit sowie um sonstige Besonderheiten zu betrachten.

Antragstellung

Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten des Zentrums wird die Zertifizierung formell bei OnkoZert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt. Eine Bestätigung des Audittermins setzt die Verfügbarkeit der erforderlichen Fachexperten voraus.

Zeitliche Empfehlung: 3-4 Monate vor geplantem Audittermin

Antrag Einleitung Zertifizierung
(Stand 21.03.2023)

Bewertung Erhebungsbogen

Die Fachlichen Anforderungen an ein Zentrum sind in den organspezifischen Erhebungsbögen festgelegt. In dem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Zentren, wie die einzelnen Fachlichen Anforderungen in dem Zentrum umgesetzt sind. Der von dem Zentrum bearbeitete Erhebungsbogen wird bei OnkoZert eingereicht und von dem Fachexperten hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von dem Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Das Zentrum kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits zu konzentrieren.
Zentren, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

Datenblatt (Excel-Vorlage)

Das Datenblatt ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens. In einem ersten Bewertungsschritt wird das Datenblatt formal durch OnkoZert bewertet. In einem zweiten Bewertungsschritt erfolgt die analytische Bewertung der Angaben durch den jeweiligen Fachexperten.

 

Einreichung Erhebungsbogen inkl. Anlagen

Definition Anlagen Erhebungsbogen

Offizielle Anlagen zum Erhebungsbogen können neben dem Datenblatt (Excel-Vorlage) auch weitere ausgewiesene Dokumente umfassen. Obligat sind z.B. Stammblätter und bei Onkologischen Zentren der Zertrechner sowie ggf. die Anlage Tumorentität (Nachweisstufen „T“ und „S“). Im Einzelfall können der Ausschlussfrist auch spezielle Stellungnahmen unterliegen, die von OnkoZert ausdrücklich angefordert werden (z.B. zu der Primärfallentwicklung).

Ausschlussfristen

  • Ausschlussfrist Erstzertifizierung: 6 Wochen vor geplantem Audittermin; bei Onkologischen Zentren 8 Wochen
  • Ausschlussfrist Erweiterungsaudits*: 6 Wochen vor geplantem Audittermin
  • Ausschlussfrist Überwachungs-/ Wiederholaudits: 4 Wochen vor geplantem Audittermin

* Erweiterungsaudits bei modularem Systemansatz

Ausschlussfrist entspricht denen einer Erstzertifizierung. Eine Dokumentenprüfung ist nur möglich, wenn die Bearbeitung der Zertifizierungsanfrage mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen ist (zeitliche Empfehlung Einreichung Anfrage: 4 – 6 Monate vor geplantem Audittermin).

Bsp.:

  • bestehendes Viszeralonkologisches Zentrum mit den Organen Darm und Pankreas mit einer geplanten Erweiterung der Organs Magen
  • zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um das Modul „Kopf-/Hals-Tumoren
  • zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um ein Prostatakrebszentrum

Vollständigkeit der Unterlagen (Voraussetzung Zulassung zum Audit)
Unabhängig von der Auditart (Erstzertifizierung, Überwachungs-/ Wiederholaudit) stellt die Vollständigkeit der Unterlagen eine Voraussetzung für die Zulassung zum Audit dar. Vollständigkeit bedeutet, dass alle erforderlichen Dokumente unter Beachtung der Ausschlussfrist in vollständiger und korrekter Form vorliegen. Die Nachreichung von einzelnen Unterlagen aufgrund unvollständiger Bearbeitung ist nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht möglich (Beginn Dokumentenprüfung erfordert Vollständigkeit).

Einreichungsformat
Die Unterlagen werden teilweise in Datenbanken automatisch eingelesen. Daher ist eine Einreichung im ursprünglichen Dateiformat erforderlich (z.B. Word oder Excel; PDF-Formate sind nicht möglich).

Vorgespräch

In einem Vorgespräch werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg einer Zertifizierung gefährden können, zwischen Zentrum und Fachexperten vor Ort besprochen. Ein Vorgespräch ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn grundsätzlich Unklarheiten/Unsicherheiten bestehen, die ein erfolgreiches Auditergebnis gefährden können. Dies ist z.B. bei komplexen Strukturen (mehrstandortiges Zentrum, …) gegeben oder wenn beim Aufbau des Zentrums nicht auf Erfahrungen mit dem DKG-Zertifizierungssystem zurückgegriffen werden kann. Das Vorgespräch dauert zwischen 0,5 und 1 Tag und ist mit OnkoZert bei der Antragstellung zu vereinbaren.

Zertifizierung vor Ort

Der zeitliche Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der durch die Fachexperten in Abstimmung mit dem Zentrum erstellt wird. Die Fachexperten begehen in dem Zertifizierungsaudit die verschiedenen Bereiche des Zentrums. Auch finden Begehungen der externen Kooperationspartner statt. Anhand der von dem Zentrum im Erhebungsbogen gemachten Angaben wird von den Fachexperten die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit den Mitarbeitern überprüft. Das Zertifizierungsaudit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Fachexperten das Ergebnis des Audits bekannt gibt und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung ausspricht.

Bewertung Behebung Abweichung

Werden in dem Zertifizierungsaudit Abweichungen gegenüber den Fachlichen Anforderungen festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das Zentrum zu beheben. Die Behebung der jeweiligen Abweichung wird von dem Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen.

Bewertung durch Ausschuss

Der Fachexperte ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung des Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sind.

Zertifikatserteilung

Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden, vorausgesetzt der Nachweis über die erfolgreiche Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystem liegt ebenfalls vor. Mit dem Zentrum wird die Gestaltung des Zertifikates abgestimmt und die Art der Übergabe vereinbart.

Überwachungsaudit

Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung des Zentrums werden jährlich stichprobenartig durch Fachexperten vor Ort überprüft. Von dem Zentrum ist im Vorfeld (ca. 4 Wochen) der aktualisierte Erhebungsbogen (incl. Anlagen) bei OnkoZert einzureichen. Schwerpunkt bei diesen Überwachungsaudits bilden u.a. die in den Berichten zu den letzten Audits gemachten Hinweise/Feststellungen sowie die Kennzahlendarlegung.

Wiederholaudit

Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird das zertifizierte Zentrum einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.

 

Reduzierter Auditzyklus

Ein zertifiziertes Zentrum, welches in der Vergangenheit überdurchschnittlich gute Auditergebnisse erzielt hat, kann eine Reduktion des Auditzyklus (REDZYK) beantragen. Eine Reduktion des Auditzyklus bedeutet, dass alternativ zu einer Auditdurchführung vor Ort die Zertifizierungsanforderungen über eine Dokumentenprüfung betrachtet werden. Ausgenommen hiervon sind Wiederholaudits, die im Vorfeld einer möglichen Zertifikatsverlängerung verbindlich durchzuführen sind.

Das Verfahren „Reduktion Auditzyklus“ ist zweigeteilt. In einem ersten Schritt wird von OnkoZert die Bewertung der formalen Voraussetzungen für die Reduktion des Auditzyklus vorgenommen, in der über die Erfüllung der Voraussetzungen zum reduzierten Auditzyklus entschieden wird. Die Voraussetzungen sind in dem „Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus“ (Stand 25.01.2024) erläutert.
Die schlussendliche Bewertung „Reduktion Auditzyklus“ erfolgt durch einen für das Verfahren „Reduktion Auditzyklus“ beauftragten Fachexperten. Dafür müssen alle hierfür notwendigen Unterlagen vorliegen (aktueller Erhebungsbogen inkl. Anlagen, Stellungnahme Auditbericht, und ggf. weiterer Nachweise). Alle weiteren Informationen zum Verfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus“.

Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus
(Stand 25.01.2024)

 

Sabine Unterberg

Administration REDZYK
+49 (0)7 31 / 70 51 16 - 11 s.unterberg@onkozert.de

 

Hinweise | Dokumente

 

Thema
Stand
Merkblatt Auditjahr 20.03.2024
Onkologisches Basisscreening 12.03.2024
Länderspezifische Äquivalenzen 04.03.2024
SOP Pflegevisite 14.02.2024
Bewertungsrichtlinie Fallzahlen 05.02.2024
Reduktion Auditzyklus (REDZYK) 25.01.2024
OncoMap / Stammblatt / Versorgungsmatrix 19.01.2024
ICD-/OPS-Übersicht 17.11.2023
FAQ 15.05.2023
Bestimmungen Datenqualität 09.05.2023
Aussetzung Zertifikat 09.05.2023
Fristverlängerung / Harmonisierung Audittermine 09.05.2023
SOP Fertilitätserhalt 14.01.2023
Zertifizierungslogos 17.11.2022
Allgemeine Bestimmungen Zertifizierung 20.01.2022
Einbindung Zentren/ Module in Onkologische Zentren 26.01.2021
Basisinformation Zertifizierung 04.02.2020
Muster – Kooperationsvereinbarung (organübergreifend) 24.02.2017
SOP Paravasate 11.01.2017
Anforderungen zertifiziertes QM-System 07.12.2016
Musterkooperationsvereinbarung Klinische Krebsregister 07.07.2015
Richtlinien Namensgebung für Zentren 24.01.2014
Hämato-/Onkologie – Verfügbarkeit Facharzt (Onkologisches Zentrum) 28.05.2013
Definition Kooperationspartner 26.07.2012

 

Jahresberichte

Für die Zertifizierungssysteme der Deutschen Krebsgesellschaft werden sogenannte Jahresberichte erstellt. Diese Jahresberichte enthalten Auswertungen zu den im Zertifizierungsprozess betrachteten Kennzahlen. In dem „Jahresbericht Onkologische Zentren“ sind ergänzend zu den Strukturdaten der Onkologischen Zentren auch einige grundlegende Angaben zu dem Zertifizierungssystem dargestellt.

Jahresbericht Veröffentlicht
Jahresbericht 2023 – Onkologische Zentren – Deutsch 13.06.2023
Jahresbericht 2022 – Onkologische Zentren – Deutsch 06.12.2022
Jahresbericht 2021 – Onkologische Zentren – Deutsch 26.11.2021
Jahresbericht 2020 – Onkologische Zentren – Deutsch 31.07.2020
Jahresbericht 2019 – Onkologische Zentren – Deutsch 06.08.2019
Jahresbericht 2018 – Onkologische Zentren – Deutsch 20.07.2018

 

Wir stellen Ihnen auf Anfrage gerne die Jahresberichte der vorangegangenen Jahre per E-Mail zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre Anfrage an info@onkozert.de.

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