Onkozert —

Prostatakrebszentren

Erhebungsbogen | Datenblatt | FAQ

Die Zertifizierungskriterien beinhalten die Fachlichen Anforderungen an Prostatakrebszentren (FAP). Sie sind im Erhebungsbogen zusammengefasst. Von einem zu zertifizierenden Prostatakrebszentrum ist im Vorfeld des Zertifizierungsaudits im Erhebungsbogen darzulegen, wie und in welchem Umfang die gestellten Anforderungen erfüllt werden. Das Datenblatt (Excel-Vorlage) ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens und somit zeitgleich mit dem Erhebungsbogen einzureichen.

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen und die Datenblätter des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden können.

Erhebungsbogen Prostatakrebszentren
(Stand 18.09.2023, Version O1)

Datenblatt Prostatakrebszentren
(Stand 14.12.2023, Version O1.2)

FAQ’s Uroonkologische Zentren
(Stand 14.12.2023)

Erläuterungen/FAQs zu den Algorithmen zur Berechnung der Kennzahlen und der Matrix Ergebnisqualität finden Sie in dem Dokument „Fachspezifikation“. Sie ist auch die Grundlage für die OncoBox Prostata, die seit dem 01.01.2017 für die Prostatakrebszentren verbindlich zu nutzen ist.

Die OncoBox ermöglicht eine automatische Generierung der Datenblätter (Basisdaten, Kennzahlenbogen). Hierfür ist es erforderlich, dass im genutzten Tumordokumentationssystem die entsprechende Schnittstelle für die OncoBox eingerichtet wurde. Alle verifizierten Tumordokumentationssysteme sind auf www.xml-oncobox.de unter „Verifizierte Systeme“ veröffentlicht. Auf dieser Homepage finden Sie auch weitere Informationen zu der OncoBox.

Fachspezifikation (inkl. FAQs zu Kennzahlen)

 

Erhebungsbogen Pathologie | Radioonkologie |
Ambulante internistische Onkologie

Alle hier aufgeführten Informationen und die Erhebungsbögen der Kooperationspartner Pathologie, Radioonkologie und ambulante internistische Onkologie sind auch im Bereich Praxen/Kooperationspartner abrufbar.

Pathologie

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen “Pathologie”
(Stand 08.12.2023, Version M1)

Radioonkologie

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen “Radioonkologie”
(Stand 18.12.2023, Version L1)

Ambulante internistische Onkologie

Versorgungseinrichtungen der „Ambulanten internistischen Onkologie“ haben die Möglichkeit, die Anforderungen in den jeweiligen spezifischen Organ-Erhebungsbögen oder organübergreifend in den nachfolgend als Download verfügbaren Erhebungsbögen abzubilden. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn die Versorgungseinrichtung mehrere Organkrebszentren bedient.

Bitte beachten Sie, dass der Erhebungsbogen des Auditjahres 2023 nicht mehr für das Auditjahr 2024 genutzt werden kann.

Erhebungsbogen „Ambulante internistische Onkologie“
(Stand 20.12.2023, Version B3)

 

Urologische Praxen

Das Zertifizierungssystem hat das Ziel einer verbesserten Patientenversorgung im Rahmen von interdisziplinären und gesamtheitlichen Versorgungsstrukturen.

In diesem Sinne gibt es die Möglichkeit einer Zertifizierung von kooperierenden Praxen in der Urologie. Bei erfolgreicher Teilnahme an diesem Zertifizierungsprozess erhalten die Praxen ein DKG-Zertifikat.

Erhebungsbogen „Urologische Praxen“
(Stand 19.12.2023, Version D1)

Details zu den Zertifizierungsvoraussetzungen und zum Ablauf der Zertifizierung sind dem Dokument Zertifizierung von Partnerpraxen  zu entnehmen.

 

Erstzertifizierung

Anfrage

Um konkrete Informationen über die Zertifizierung eines Prostatakrebszentrums geben zu können, benötigen wir einige Angaben, die in der „Anfrage Zertifizierungsaufwand“ mitzuteilen sind. Auf Basis dieser Angaben überprüfen wir die grundsätzliche Zertifizierbarkeit des Prostatakrebszentrums und erstellen eine Aufwandsbetrachtung.

Anfrageformular
(Stand 27.10.2016)

Hinweise Zertifizierung

Die Erfahrungen des Zertifizierungssystems sind in Form von Hinweisen aufbereitet. Diese weiterführenden Regelungen sind, sortierbar nach Organen und Erstell-/ Änderungsdatum, unter Hinweise u. Dokumente abgebildet.

 

Ablauf der Zertifizierung | Fristen

Basisinformationen Zertifizierung

In dem Dokument „Basisinformation Zertifizierung” sind grundlegende Informationen für die Zertifizierung von Organkrebszentren zusammengefasst, die insbesondere im Vorfeld der Zertifizierung zu beachten sind.
Es wird dringend empfohlen, das Dokument „Basisinformation Zertifizierung” bei der Planung eines Organkrebszentrums zu einem frühestmöglichen Zeitpunkt zu analysieren, da es u.a. Informationen zu den strukturellen Anforderungen eines Zentrums enthält.

Basisinformation Zertifizierung
(Stand 04.02.2020)

Definition Kooperationspartner
(Stand 26.07.2012)

Richtlinien Namensgebung für Zentren
(Stand 24.01.2014)

Zertifizierungsbestimmungen

Die Ausführungsregelungen für die Zertifizierung sind u.a. in folgenden Dokumenten hinterlegt:

Bestimmungen Zertifizierung
(Stand 20.01.2022)

Bestimmungen Datenqualität
(Stand 20.01.2022)

Anfrage

Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt OnkoZert von dem an einer Zertifizierung interessierten Zentrum bestimmte Angaben. Diese Angaben werden von dem interessierten Zentrum mittels eines Anfrageformulars übermittelt. OnkoZert bewertet auf Basis dieser Daten die grundsätzliche Zertifizierbarkeit der Zentrumsstruktur und erstellt eine Aufwandsabschätzung, die an das anfragende Zentrum übergeben wird.

Zeitliche Empfehlung: 4-6 Monate vor geplantem Audittermin

Mehrstandortige Zentren:
Der Zusammenschluss von mehreren Standorten zu einem gemeinsamen Zentrum ist für bestimmte Organkrebszentren (z.B. Brust und Darm) möglich. Dies ist jedoch an besondere Voraussetzungen gebunden, die teilweise in den organspezifischen Erhebungsbögen hinterlegt sind. Für die Zulassung zur Zertifizierung bei einer mehrstandortigen Struktur ist eine Strukturbewertung mit positivem Ergebnis verbindlich zu durchlaufen.
Sofern eine mehrstandortige Struktur angedacht ist, sollte zu einem möglichst frühen Zeitpunkt (z.B. im Vorfeld einer solchen Kooperationsvereinbarung) mit OnkoZert Kontakt aufgenommen werden, um die grundsätzliche Zertifizierbarkeit sowie um sonstige Besonderheiten zu betrachten.

Antragstellung

Mit der schriftlichen Antragstellung von Seiten des Zentrums wird die Zertifizierung formell bei OnkoZert eingeleitet. Im Anschluss werden die Fachexperten benannt und die Termine für das Audit abgestimmt. Eine Bestätigung des Audittermins setzt die Verfügbarkeit der erforderlichen Fachexperten voraus.

Zeitliche Empfehlung: 3-4 Monate vor geplantem Audittermin

Antrag Einleitung Zertifizierung
(Stand 21.03.2023)

Bewertung Erhebungsbogen

Die Fachlichen Anforderungen an ein Zentrum sind in den organspezifischen Erhebungsbögen festgelegt. In dem Erhebungsbogen beschreiben die in der Vorbereitung zur Zertifizierung befindlichen Zentren, wie die einzelnen Fachlichen Anforderungen in dem Zentrum umgesetzt sind. Der von dem Zentrum bearbeitete Erhebungsbogen wird bei OnkoZert eingereicht und von dem Fachexperten hinsichtlich Erfüllung der Fachlichen Anforderungen bewertet. In der von dem Fachexperten schriftlich erstellten Bewertung wird eine Empfehlung hinsichtlich Einleitung des Zertifizierungsverfahrens ausgesprochen. Die Bewertung kann mit Auflagen für die Einleitung des Zertifizierungsverfahrens verbunden sein. Das Zentrum kann diese Bewertung nutzen, um sich nochmals gezielt auf die Klärung oder Behebung beschriebener Schwachstellen bei der Vorbereitung des Zertifizierungsaudits zu konzentrieren.
Zentren, bei denen eine erfolgreiche Zertifizierung stark gefährdet ist, werden somit auch vor einer Zertifizierung mit negativem Ergebnis frühzeitig geschützt.

Datenblatt (Excel-Vorlage)

Das Datenblatt ist eine offizielle Anlage des Erhebungsbogens. In einem ersten Bewertungsschritt wird das Datenblatt formal durch OnkoZert bewertet. In einem zweiten Bewertungsschritt erfolgt die analytische Bewertung der Angaben durch den jeweiligen Fachexperten.

 

Einreichung Erhebungsbogen inkl. Anlagen

Definition Anlagen Erhebungsbogen

Offizielle Anlagen zum Erhebungsbogen können neben dem Datenblatt (Excel-Vorlage) auch weitere ausgewiesene Dokumente umfassen. Obligat sind z.B. Stammblätter und bei Onkologischen Zentren der Zertrechner sowie ggf. die Anlage Tumorentität (Nachweisstufen „T“ und „S“). Im Einzelfall können der Ausschlussfrist auch spezielle Stellungnahmen unterliegen, die von OnkoZert ausdrücklich angefordert werden (z.B. zu der Primärfallentwicklung).

Ausschlussfristen

  • Ausschlussfrist Erstzertifizierung: 6 Wochen vor geplantem Audittermin; bei Onkologischen Zentren 8 Wochen
  • Ausschlussfrist Erweiterungsaudits*: 6 Wochen vor geplantem Audittermin
  • Ausschlussfrist Überwachungs-/ Wiederholaudits: 4 Wochen vor geplantem Audittermin

* Erweiterungsaudits bei modularem Systemansatz

Die Ausschlussfrist entspricht den Fristen bei Erstzertifizierung. Eine Dokumentenprüfung ist nur möglich, wenn die Bearbeitung der Zertifizierungsanfrage mit einem positiven Ergebnis abgeschlossen wurde (zeitliche Empfehlung Einreichung Anfrage: 4 – 6 Monate vor geplantem Audittermin).

Bsp.:

  • bestehendes Viszeralonkologisches Zentrum mit den Organen Darm und Pankreas und einer geplanten Erweiterung um das Modul Magen
  • zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um das Modul Kopf-Hals-Tumor-Zentrum
  • zertifiziertes Onkologisches Zentrum mit einer Erweiterung um ein Prostatakrebszentrum

Vollständigkeit der Unterlagen (Voraussetzung Zulassung zum Audit)
Unabhängig von der Auditart (Erstzertifizierung, Überwachungs-/ Wiederholaudit) stellt die Vollständigkeit der Unterlagen eine Voraussetzung für die Zulassung zum Audit dar. Vollständigkeit bedeutet, dass alle erforderlichen Dokumente unter Beachtung der Ausschlussfrist in vollständiger und korrekter Form vorliegen. Die Nachreichung von einzelnen Unterlagen aufgrund unvollständiger Bearbeitung ist nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht möglich (Beginn Dokumentenprüfung erfordert Vollständigkeit).

Einreichungsformat
Die Unterlagen werden teilweise in Datenbanken automatisch eingelesen. Daher ist eine Einreichung im ursprünglichen Dateiformat erforderlich (z.B. Word oder Excel; PDF-Formate sind nicht möglich).

Vorgespräch

In einem Vorgespräch werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg einer Zertifizierung gefährden können, zwischen Zentrum und Fachexperten vor Ort besprochen. Ein Vorgespräch ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn grundsätzlich Unklarheiten/Unsicherheiten bestehen, die ein erfolgreiches Auditergebnis gefährden können. Dies ist z.B. bei komplexen Strukturen (mehrstandortiges Zentrum, …) gegeben oder wenn beim Aufbau des Zentrums nicht auf Erfahrungen mit dem DKG-Zertifizierungssystem zurückgegriffen werden kann. Das Vorgespräch dauert zwischen 0,5 und 1 Tag und ist mit OnkoZert bei der Antragstellung zu vereinbaren.

Zertifizierung vor Ort

Der zeitliche Ablauf der Zertifizierung wird über einen Auditplan festgelegt, der durch die Fachexperten in Abstimmung mit dem Zentrum erstellt wird. Die Fachexperten begehen in dem Zertifizierungsaudit die verschiedenen Bereiche des Zentrums. Auch finden Begehungen der externen Kooperationspartner statt. Anhand der von dem Zentrum im Erhebungsbogen gemachten Angaben wird von den Fachexperten die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen über Einsichtnahme von diversen Unterlagen und Gesprächen mit den Mitarbeitern überprüft. Das Zertifizierungsaudit vor Ort endet mit dem Abschlussgespräch, bei dem die Fachexperten das Ergebnis des Audits bekannt gibt und eine Empfehlung hinsichtlich der Zertifikatserteilung ausspricht.

Bewertung Behebung Abweichung

Werden in dem Zertifizierungsaudit Abweichungen gegenüber den Fachlichen Anforderungen festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch das Zentrum zu beheben. Die Behebung der jeweiligen Abweichung wird von dem Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen.

Bewertung durch Ausschuss

Der Fachexperte ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch den Ausschuss Zertifikatserteilung, der in der Regel der Empfehlung des Fachexperten folgt. Durch den Ausschuss Zertifikatserteilung können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sind.

Zertifikatserteilung

Nach positiver Rückmeldung durch den Ausschuss Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden. Mit dem Zentrum wird die Gestaltung des Zertifikates abgestimmt und die Art der Übergabe vereinbart.

Überwachungsaudit

Die Erfüllung der Fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung des Zentrums werden jährlich stichprobenartig durch Fachexperten vor Ort überprüft. Von dem Zentrum ist im Vorfeld (ca. 4 Wochen) der aktualisierte Erhebungsbogen (incl. Anlagen) bei OnkoZert einzureichen. Schwerpunkt bei diesen Überwachungsaudits bilden u.a. die in den Berichten zu den letzten Audits gemachten Hinweise/Feststellungen sowie die Kennzahlendarlegung.

Wiederholaudit

Die Gültigkeitsdauer der Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer wird das zertifizierte Zentrum einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt.

 

Reduzierter Auditzyklus

Ein zertifiziertes Zentrum, welches in der Vergangenheit überdurchschnittlich gute Auditergebnisse erzielt hat, kann eine Reduktion des Auditzyklus (REDZYK) beantragen. Eine Reduktion des Auditzyklus bedeutet, dass alternativ zu einer Auditdurchführung vor Ort die Zertifizierungsanforderungen über eine Dokumentenprüfung betrachtet werden. Ausgenommen hiervon sind Wiederholaudits, die im Vorfeld einer möglichen Zertifikatsverlängerung verbindlich durchzuführen sind.

Das Verfahren „Reduktion Auditzyklus“ ist zweigeteilt. In einem ersten Schritt wird von OnkoZert die Bewertung der formalen Voraussetzungen für die Reduktion des Auditzyklus vorgenommen, in der über die Erfüllung der Voraussetzungen zum reduzierten Auditzyklus entschieden wird. Die Voraussetzungen sind in dem „Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus“ (Stand 25.01.2024) erläutert.
Die schlussendliche Bewertung „Reduktion Auditzyklus“ erfolgt durch einen für das Verfahren „Reduktion Auditzyklus“ beauftragten Fachexperten. Dafür müssen alle hierfür notwendigen Unterlagen vorliegen (aktueller Erhebungsbogen inkl. Anlagen, Stellungnahme Auditbericht, und ggf. weiterer Nachweise). Alle weiteren Informationen zum Verfahren entnehmen Sie bitte dem Dokument „Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus“.

Antrag und Bestimmungen Reduktion Auditzyklus
(Stand 25.01.2024)

 

Sabine Unterberg

Administration REDZYK
+49 (0)7 31 / 70 51 16 - 11 s.unterberg@onkozert.de

OncoBox Prostata

Mit der OncoBox Prostata ist eine automatische Generierung der Datenblätter (Excel-Vorlage inkl. Basisdaten, Kennzahlenbogen und Matrix) möglich. Hierfür ist es erforderlich, dass das Tumordokumentationssystem die entsprechende Schnittstelle für die OncoBox eingerichtet hat. Die verifizierten Tumordokumentationssysteme sind auf www.xml-oncobox.de unter „Verifizierte Systeme“ veröffentlicht. Bitte beachten Sie, dass die Nutzung der OncoBox Prostata seit dem Auditjahr 2017 zur Darlegung der zertifizierungsrelevanten Daten verpflichtend ist.

Änderungen der Datenbankstruktur waren wegen der nur kleinen Veränderungen im Kennzahlenbogen für das Auditjahr 2018 nicht notwendig. Die für das Auditjahr 2018 gültige Feldspezifikation finden Sie ebenfalls unter www.xml-oncobox.de.

Fachspezifikation (inkl. FAQs zu Kennzahlen)

 

Patientenbefragung Prostata
PCO- / TrueNTH- Studie

Die Zertifizierungskommission für Prostatakrebszentren hat in der Sitzung vom 26.04.2017 die Umstellung der Befragungssystematik von dem bisher genutzten DKG-Fragebogen (IIEF/ICIQ/Gesundheitszustand/ Lebensqualität) auf den in der Prostate Cancer Outcome (PCO) Studie genutzten Fragebogen (EPIC 26 inkl. Zusatzfragen) beschlossen. Nähere Informationen sind unter www.pco-study.com sowie indem nachfolgenden Dokument enthalten.

Vorgaben Patientenbefragung EPIC-26 – PCO-Studie / TrueNTH-Global Registry
(04.03.2020)

Zentren, die eine Erstzertifizierungen planen bzw. Zentren, welche auf den neuen Fragebogen umsteigen möchten, wenden sich bitte an Herrn Sebastian Dieng (tel 01 51 / 40 21 20 25; email s.dieng[at]onkozert.de.

Für die Umstellung ist folgende Zeitschiene vorgesehen:

Auditjahr 2020 Anwendung von EPIC-26 inkl. Zusatzfragen ist verbindlich. Bei Nichterfüllung ist eine Abweichung auszusprechen. Behebung Abweichung nur über Nachweis von mind. 10 präth. Bögen.
Auditjahr 2019 Anwendung von EPIC-26 inkl. Zusatzfragen ist verbindlich. Bei Nichterfüllung ist schriftliches Konzept vorzulegen, wie Umstellung Befragung innerhalb von 6 Monaten, jedoch spätestens zum 01.01.2020 erfolgt.
Erstzertifizierungen Für alle Erstzertifizierungen haben die Zentren den EPIC-26 inkl. Zusatzfragen zu verwenden.

 

Hinweise | Dokumente

 

Thema
Stand
Merkblatt Auditjahr 20.03.2024
Länderspezifische Äquivalenzen 04.03.2024
SOP Pflegevisite 14.02.2024
Bewertungsrichtlinie Fallzahlen 05.02.2024
Reduktion Auditzyklus (REDZYK) 25.01.2024
OncoMap / Stammblatt / Versorgungsmatrix 19.01.2024
ICD-/OPS-Übersicht 17.11.2023
Zählung der Fälle im Zertifizierungssystem 02.10.2023
FAQ 15.05.2023
Bestimmungen Datenqualität 09.05.2023
Aussetzung Zertifikat 09.05.2023
Fristverlängerung / Harmonisierung Audittermine 09.05.2023
SOP Fertilitätserhalt 14.01.2023
Zertifizierungslogos 17.11.2022
Allgemeine Bestimmungen Zertifizierung 20.01.2022
Basisinformation Zertifizierung 04.02.2020
Muster – Kooperationsvereinbarung (organübergreifend) 24.02.2017
SOP Paravasate 11.01.2017
Anforderungen zertifiziertes QM-System 07.12.2016
Musterkooperationsvereinbarung Klinische Krebsregister 07.07.2015
Richtlinien Namensgebung für Zentren 24.01.2014
Definition Kooperationspartner 26.07.2012

 

Jahresberichte

Für die Zertifizierungssysteme der Deutschen Krebsgesellschaft werden sogenannte Jahresberichte erstellt. Diese Jahresberichte enthalten Auswertungen zu den im Zertifizierungsprozess betrachteten Kennzahlen. In dem Jahresbericht der Onkologischen Zentren sind ergänzend zu den Strukturdaten der Onkologischen Zentren auch einige grundlegende Angaben zu dem Zertifizierungssystem dargestellt.

 

Jahresbericht Veröffentlicht
Jahresbericht 2023 – Prostatakrebszentren – Deutsch 12.06.2023
Jahresbericht 2022 – Prostatakrebszentren – Deutsch 28.06.2022
Jahresbericht 2021 – Prostatakrebszentren – Deutsch 21.04.2021
Jahresbericht 2020 – Prostatakrebszentren – Deutsch 25.06.2020
Jahresbericht 2019 – Prostatakrebszentren – Deutsch 20.06.2019
Jahresbericht 2018 – Prostatakrebszentren – Deutsch 27.07.2018

 

Wir stellen Ihnen auf Anfrage gerne die Jahresberichte der vorangegangenen Jahre per E-Mail zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre Anfrage an info@onkozert.de.

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